Arbeitsalltag eines Systemhauses – wer könnte darüber besser berichten als ein Systemhaus selbst? Deshalb geben wir in dieser Rubrik das Ruder ab und lassen Andreas Weber, Inhaber des bayerischen Systemhauses IT-Service Weber und Autor von Andys Blog, über Themen, die seinen Arbeitsalltag ausmachen, zu Wort kommen.
Wir ITler kennen das nur zu gut: Man arbeitet nicht nur starr vom Büro aus, sondern auch unterwegs und im Homeoffice. Die Zeiten eines stets fixen Arbeitsortes sind für viele Berufe und Gruppen längst vorbei – nicht erst seit COVID-19, sondern bereits seit mehr als 20 Jahren, als der Prozess begann.
Bestand und besteht zum Teil auch heute noch das digitale Arbeiten darin, sich zunächst ganz klassisch via VPN mit der Firma zu verbinden, um dann Anwendungen und Co. nutzen zu können, hat man heute viel mehr, wesentlich flexiblere und auch bequemere Möglichkeiten. Die zentralisierte Bereitstellung von Diensten, Daten und Anwendungen etwa, die über eine Verbindung erreichbar sind, weichen immer mehr einer Vielzahl teils webbasierter Applikationen, die bequem von den unterschiedlichsten Geräten aus bedient werden können.
E-Mail-Kommunikation, Datenteilung & Co. – warum es nicht mehr ohne flexible Software geht
Ein Beispiel: Bereits seit Langem gehören E-Mails, Kalender, Kontakte und mehr nicht nur auf dem PC, sondern auch auf Notebooks, dem Smartphone und Tablet zum Arbeitsalltag dazu – ob via Clients wie Outlook, im Browser oder per ActiveSync, z. B. auf Basis des MDaemon Email Server und MailStore Server. Beide Lösungen haben sich – sowohl in Kombination als auch standalone – in der Praxis vielfach bewährt und bieten meiner Erfahrung nach nicht nur eine moderne, sondern auch angenehme Möglichkeit der nicht mehr wegzudenkenden E-Mail-Kommunikation.
Zum „Modern Workplace“ zählt allerdings noch viel mehr als nur E-Mail. So gestaltet sich das Arbeiten ohne Zugang zu seinen oder den Daten der Kollegen, Kunden oder Partner schwierig. Damit diese – parallel zur E-Mail – genauso flexibel von überall aus mit unterschiedlichen Geräten erreichbar sind und obendrein noch bequem mit anderen geteilt oder bearbeitet werden können, bietet sich beispielsweise die Software Nextcloud an. Warum? In meinem Arbeitsalltag müssen nicht selten Dateien geteilt werden – seien es Updates, Installationsdateien, Rettungsmedien für die Datensicherung oder mehr. Diese Dinge in der Nextcloud abzulegen und dann schlicht per Link teilen oder an einem anderen Standort via Client oder im Browser herunterladen zu können, erleichtert die Vorgänge enorm. Zudem ist ein Versand diverser Dateitypen oder größerer Anhänge via E-Mail oft einfach nicht möglich. Auch hier bildet Nextcloud, nicht zuletzt dank der Integration in Outlook, eine echte Erleichterung.
Dabei allein bleibt es allerdings nicht: Kann oder möchte man nicht auf Microsoft Teams, Zoom usw. – z. B. aus Datenschutzgründen oder wegen der jüngsten Preiserhöhungen – setzen, bietet sich Nextcloud Talk gehostet oder zum selbst Betreiben an. Dank vieler möglicher Erweiterungen kann die eigene Cloud in Sachen Funktion und gemeinsamem Arbeiten enorm ausgebaut werden. Letztlich lässt sich für nahezu jede Anforderung etwas finden, selbst für die (private) Rezept-Verwaltung. 😉
Warum Security-Lösungen auch und gerade im Modern Workplace-Umfeld so entscheidend sind
Neben all dem dürfen die Themen Management & Sicherheit nicht zu kurz kommen. Denn was nutzen all die Modern Workplace-Möglichkeiten, wenn lokal gespeicherte Daten, die es dann doch immer mal wieder gibt, beschädigt werden oder verloren gehen? Oder wenn man keinen Zugang zu irgendeiner Anwendung erhält, da wichtige Sicherheitsupdates fehlen? All das habe ich schon selbst erlebt und es kostet Unmengen an Nerven, macht nervös und verschlingt Zeit. Schließlich möchte kein IT-Fachhändler, dass Angreifer beispielsweise durch einen Homeoffice-Zugang unberechtigt an Daten gelangen.
An dieser Stelle heißt das Stichwort: EMM (Enterprise Mobility Management). Solche Lösungen wie beispielsweise von ConnectWise, N-able oder AppTec (Geräteverwaltung, PatchManagement, Monitoring und Fernwartung) sowie AntiMalware-Lösungen wie die von ESET oder Malwarebytes decken alle notwendigen Punkte ab und ergänzen sich perfekt. So kann man selbst einer Supply-Chain-Attacke, wie sie kürzlich bei einer großen und bekannten TK-Lösung stattfand, entgegentreten.
Dauerbrenner Datensicherung: alles, aber kein alter Hut
Damit die Daten in der Cloud, auf dem Server und dem Endgerät sicher sind, kommt man um den Dauerbrenner Datensicherung nicht herum. Denn: Bei vielen Cloud-Anbietern gibt es gar kein Backup oder dieses ist absolut unzureichend! Steht ein Anbieter oder dessen Angebot plötzlich nicht mehr zur Verfügung, sind gegebenenfalls dort hinterlegte Backups ebenfalls betroffen und man kommt nicht mehr an seine bzw. Kundendaten heran. Dies ist das Worst-Case-Szenario oder anders ausgedrückt: der Super-GAU.
Wer hier nicht vorgesorgt hat, handelt unstrittig fahrlässig. Die Praxis zeigt solche Vorfälle leider immer wieder und – so hart das klingen mag – unterversorgte Kunden stehen dann oft vor erheblichen Problemen. Der Grund ist simpel: nicht nur, dass man nicht mehr arbeiten kann und Daten verloren sind – es können zudem weitere Konsequenzen, zum Beispiel durch das Finanzamt beim Verlust von steuerrelevanten Unterlagen, drohen. Vom Reputationsverlust fange ich an dieser Stelle gar nicht erst an.
Damit es nicht so weit kommt, sollte man unbedingt seine Daten sichern, beispielsweise wie ich mit BackupAssist oder Altaro. Ob lokal, per EL storage oder einer anderen Cloud (nicht beim selben Anbieter wie die Daten!) – auf jeden Fall nach der 3-2-1-Regel, sprich: drei Kopien auf zwei verschiedenen Medien und eines davon außer Haus.
Fazit: Es geht nicht mehr ohne Modern Workplace-Strategien
Mein Fazit: alles eine Frage der Software. Nutzt man die richtigen, oben empfohlenen Lösungen, spielt beim Modern Workplace das verwendete Endgerät keine Rolle mehr und es bestehen nicht zwingend Abhängigkeiten zu einer VPN-Verbindung, dem Einsatz von Terminalservern oder anderem. Daten können zudem bequem über verschiedene Geräte hinweg sicher abgerufen, synchronisiert und bearbeitet werden. Und auch der Austausch mit Kollegen, Partnern, Zulieferern oder Kunden läuft reibungslos – ganz gleich, ob es um E-Mails geht, man Meetings abhält oder miteinander chattet. Dank moderner Sicherheits- und Management-Lösungen wiederum ist man in Sachen Konfiguration und Updates auf dem aktuellen Stand. Und falls doch mal etwas klemmen sollte, spielt man eine Datensicherung ein und weiter geht’s!
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